КУПР

Заказать систему

Разработчик: ООО "НПЦ "Космос-2" (г. Ростов-на-Дону)

Раздел: Электронный документооборот

Версия: 2.11

АИСС КУПР для малых предприятий

Автоматизированная  информационно-справочная  система контроля и управления

Предназначена обеспечить организацию  своевременного контроля поручений руководителя, документально закрепленных за исполнителями в  муниципальных образованиях и малых организациях

АИСС КУПР – удобный для руководителя и его подчиненных инструмент, оказывающий ему содействие в принятии своевременного, качественного, действенного решения, позволяющий объективно оценивать деятельность своих подразделений, осуществлять предупредительный контроль, получать сравнительный анализ в различных разрезах о деятельности организации и подразделений, создавать действенные механизмы контроля, мотивации, благоприятно влияющие на деловой климат в организации.

АИСС КУПР может успешно функционировать в организациях с различной специализацией, количеством документов и рабочих мест.

Внедрение системы позволяет:

  • Обеспечить регистрацию в электронных журналах входящих,  исходящих и внутренних документов с автоматическим присвоением номера согласно принятого у Заказчика порядка.
  • Обеспечить ведение картотеки всех документов, хранение в базе данных электронных образов документов и их приложений.
  • Вести произвольное число журналов регистрации документов.
  • Осуществлять быстрый поиск  в базе данных любых документов с возможностью их распечатки, применяя систему запросов
  • Регистрировать поручения руководителя с указанием исполнителя.
  • Автоматически отслеживать состояние исполнения документов с интерпретацией этого состояния в цветовом изображении их в реестре документов следующим образом:

- выполненные документы маркируются зеленым цветом;

- документы, срок исполнения которых прошел, маркируются красным цветом;

- документы, срок исполнения которых наступает в течение  «К» дней от текущей даты, маркируются желтым цветом;

- документы, срок исполнения которых больше  «К» дней от текущей даты маркируются белым цветом;

-  документы, в регистрационных карточках которых были внесены исполнителем изменения, маркируются синим цветом.

  • Осуществлять контроль за исполнением поручений.
  • Повысить эффективность исполнительской дисциплины в организации.
  • Обеспечить оперативное получение информации о ходе выполнения поручений  руководителя по любой комбинации уровней контроля: типу документа, куратору, подразделению, исполнителю, соисполнителю с произвольной глубиной вложенности и другим уровням  контроля  по потребности Заказчика.
  • Обеспечить оперативность получения различных отчетов типа: «Предупредительный контроль», «Перечень просроченных документов», «Анализ исполнительской дисциплины», «Статистический анализ» и другие.
  • Обеспечить надёжную защиту информации, используя для этого доступ, защищенный паролем, в соответствии с должностными обязанностями пользователя и за счет разграничения полномочий для пользователей системы.
  • Настраивать систему под  требования и особенности обработки документов у Заказчика.

Особенностями  системы являются:

  • Простота и наглядность эксплуатации системы, не требующей от пользователя специальных знаний.
  • Отсутствие существенных ограничений на объем базы данных.
  • Широкие возможности  ее развития с учетом простоты архитектуры и технологии построения.

АИСС КУПР

Автоматизированная  информационно-справочная  система контроля  и  управления

Предназначена обеспечить организацию  качественного управления на основе своевременного контроля и анализа состояния работ, документально закрепленных за исполнителями.

АИСС КУПР – удобный для руководителя и его подчиненных инструмент, быстро, своевременно и достоверно информирующий руководителя и оказывающий ему содействие в принятии своевременного, качественного, действенного решения, позволяющий объективно оценивать деятельность своих подразделений, дающий возможность пользователям системы в автоматизированном реальном режиме времени проводить мониторинг состояния исполнения документов, осуществлять предупредительный контроль, получать сравнительный анализ в различных разрезах о деятельности организации и подразделений, создавать действенные механизмы контроля, мотивации, благоприятно влияющие на деловой климат в организации.

АИСС КУПР может успешно функционировать в организациях с различной специализацией, количеством документов и рабочих мест.

Внедрение системы позволяет:

  • Организовать электронный  документооборот.
  • Всем пользователям системы работать в рамках единой базы данных
  • Повысить уровень организации управления за счет своевременного контроля использования и анализа работы организации и его подразделений.
  • Автоматизировать весь процесс отслеживания исполнения работ в прописанных документах
  • Обеспечить ведение картотеки всех поступающих, исходящих и внутренних документов, хранение в базе данных электронных образов документов и их приложений
  • Назначать произвольное количество исполнителей по каждому документу, среди которых один ответственный, функция которого, кроме прочего, организовать исполнение в срок.

  • Обеспечить контроль исполнения любого документа, включая предупредительный контроль, через средства цветовой индикации и запросы.

  • Обеспечить контроль исполнительской дисциплины как участников системы, так и подразделений
  • Быстрый поиск  в базе данных любых документов с возможностью их распечатки, применяя мощную систему запросов.
  • Обеспечить надёжную защиту информации, используя для этого доступ, защищенный паролем, в соответствии с должностными обязанностями пользователя.
  • Обеспечить высокую достоверность результатов работы пользователя, когда важнейшие действия пользователя документируются во времени и не доступны для корректировки ( кроме администратора системы)
  • Повысить эффективность исполнительской дисциплины подразделений в целом и каждого ответственного за своевременное исполнение документов, стоящих на контроле.

  • Обеспечить оперативность подготовки различных отчетов типа: «Предупредительный контроль», «Перечень просроченных документов», «Анализ исполнительской дисциплины», «Статистический анализ» и другие.

АИСС КУПР имеет стандартный программный блок, который с незначительными доработками  может быть внедрен  в любой организации, где объем работы с документами достаточно велик.

В тех случаях, когда работа с некоторыми документами имеет свою специфику, разрабатываются отдельные приложения, учитывающие эту специфику, но без нарушения общего принципа работы в АИСС КУПР.

АИСС КУПР позволяет осуществлять настройку системы на множестве автоматизированных рабочих мест (АРМ) в соответствии с функциональными обязанностями пользователей:

  • по ведению делопроизводства,
  • по контролю,
  • по исполнению,
  • по управлению подразделением,
  • по управлению организацией.

АРМы  объединены в единую сеть  и используют информацию из общей базы данных.

Функционирование системы

Объектами учета в АИСС КУПР являются любые документы:  входящие, исходящие и внутренние, проклассифицированные по типам в соответствии с  потребностями Заказчика.

На каждый документ в системе заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК) и  «прикрепляется» электронный аналог документа с приложениями. Регистрационно-контрольная карточка включает следующие разделы:

1. Адресат в составе реквизитов:

  • номер документа,
  • дата документа,
  • наименование адресата,
  • адрес,
  • ФИО и телефон для  связи.
 

2. Параметры документа в составе реквизитов:

  • входящий, исходящий,
  • контрольный,
  • особый контроль,
  • с возобновляемым контролем (недельным, месячным, квартальным, полугодовым, годовым),
  • повторный,
  • признак ДСП,
  • количество листов в документе,
  • номер дела, в которое документ включен.     

3. Регистрационные данные документа:

  • номер и дата регистрации,
  • тип документа,
  • содержание документа,       
  • тип содержания.

4. Исполнение в составе реквизитов:

  • резолюция руководителя,
  • куратор,   
  • основной исполнитель,
  • список лиц для рассылки копий документа,
  • срок исполнения,  
  • фактически исполнено,
  • исходящий номер и дата ответного документа.

С каждым документом может работать несколько исполнителей. На каждого из них в системе заводится контрольная карточка (КК).  Перед каждым исполнителем вышестоящий исполнитель ставит задачу и сроки ее выполнения.  Основной исполнитель отвечает за исполнение документа в срок и подготовку ответного документа, если в этом имеется необходимость. Результат исполнения в кратком виде фиксируется в КК и классифицируется в соответствии с принятой у Заказчика формой.  Каждый руководитель организации или ее подразделения может оперативно проанализировать степень выполнения работы, порученной ему, и той, которую он перепоручил своим подчиненным, и своевременно принять соответствующие меры.

Основными  особенностями  системы являются:

  • Настройка системы под  требования и особенности обработки документов у заказчика.
  • Возможность работать в единой информационной среде всем пользователям данной системы за счет единой классификации, принципов построения системы и возможности обмена информацией между организациями и (или) их подразделениями по электронной почте.
  • Защищенность системы от несанкционированного доступа за счет разграничения полномочий для пользователей системы.
  • Возможность оперативного получения информации о ходе выполнения работ, прописанной в документах, учитываемых в системе по любой комбинации уровней контроля: типу документа, куратору, подразделению, исполнителю, соисполнителю с произвольной глубиной вложенности и другим уровням  контроля  по потребности Заказчика.
  • Простота и наглядность эксплуатации системы, не требующей от пользователя специальных знаний.
  • Отсутствие существенных ограничений на объем базы данных.
  • Широкие возможности  ее развития с учетом простоты архитектуры и технологии построения.
  • Возможность вести произвольное число журналов регистрации документов с автоматической генерацией регистрационного номера, согласно принятого у Заказчика порядка.
  • Рассылка пользователям по электронной почте РКК с электронным образом документа или без него.
  • Автоматическое отслеживание системой состояния исполнения документов с интерпретацией этого состояния в цветовом изображении их в реестре документов следующим образом:
    • документы, срок исполнения которых прошел, маркируются красным цветом;
    • документы, срок исполнения которых наступает в течение  «К» дней от текущей даты,         маркируются желтым цветом;
    • выполненные документы маркируются зеленым цветом;
    • документы, срок исполнения которых больше  «К» дней от текущей даты маркируются белым цветом;
    • документы, в РКК которых были внесены исполнителем изменения, маркируются синим цветом.

=====

Технические требования

Для эксплуатации системы используется персональный компьютер со следующими характеристиками.

Компьютер сервера:

  • процессор Intel Pentium Core (Dual Core, Core2Duo и выше), 2 ГГЦ;
  • оперативная память – от 1 ГБ (при больших объемах данных от 3 Гб и выше);
  • жесткий диск – от 4 ГБ свободного места на диске;
  • операционная система – семейство Windows (XP и выше. При больших объемах данных    рекомендуются серверные операционные системы).

          Обязательным условием для работы АИСС КУПР является наличие на ПК сервера СУБД  MS SQL 2008. Можно использовать бесплатную версию MS SQL 2008 EXPRESS, при этом необходимо иметь в виду, что размер базы данных будет не выше 10 GB, после чего СУБД не даёт возможности наращивать данные в БД. Таким образом, для организаций, имеющих достаточно большой документооборот, необходимо приобретать лицензионный MS SQL 2008

Компьютер клиентского места:

  • процессор Intel Pentium Core 1.5 Гц и выше;
  • оперативная память – от 512 МБ (зависит от выбранной ОС);
  • жесткий диск – от 100 MB свободного места на диске;
  • операционная система – семейство Windows (XP и выше);

Локальная сеть

100 Мбит. Возможна организация связи клиентских мест с сервером посредством выделенных линий.

Версия 2.11

  • Добавлена настраиваемая возможность определения изменений в журналах главного реестра системы при повторном открытии журнала.
  • Оптимизация механизмов выборки данных в журналах главного реестра системы для увеличения быстродействия.
  • Добавлена настраиваемая возможность заполнения поля "Перенесено из" при копировании информации о рассматриваемых разделах с использованием механизма копирования карточек заявлений на проведение экспертизы. Исключено заполнение поля "Номер счета" при копировании информации о рассматриваемых разделах с использованием механизма копирования карточек заявлений на проведение экспертизы.
  • Добавлена возможность формирования даты начала переносимого договора на основе даты регистрации договора при переносе данных в 1С.
  • Добавлена настраиваемая возможность формирования номера заключения на основе номера договора на проведение экспертизы.
  • Внесены изменения в подсистему "Модуль ведения проектов заявлений из интернет-портала " (версии 1.02) для системы АИСС КУПР Экспертиза:

Добавлена возможность добавления вручную файлов-вложений в карточке проекта заявки.


Версия 2.09

  • Добавлен механизм обратной совместимости ранних версий системы с более новыми версиями; Добавленные в новых версиях формы поиска и карточки ввода не будут приводить к возникновению критических ошибок, в таких случаях система будет игнорировать функцию поиска или добавления/редактирования соответственно;

  • Разработка механизма, обеспечивающего чтение информации о правах пользователя в карточках в обход стандартной библиотеки разграничения прав за счет прямых запросов к базе данных;

  • Оптимизация по быстродействию механизмов, обеспечивающих выборку из базы служебной информации по правам пользователя в карточке документа в зависимости от его роли, статуса документа и т.п;

  • Расширена подсистема аудита действий пользователя - добавлена информация о сетевом имени компьютера, что позволяет выделить действия различных операторов, работающих с одним логином на более чем одном компьютере;
  • Разработка механизмов, обеспечивающих перенос аудита действий пользователя в отдельную базу данных, что позволит уменьшить размер резервных копий основной базы данных. Часть оперативной информации находится в текущей базе данных, а основная - в дополнительной базе, куда может переноситься с помощью хранимой процедуры по требованию заказчика или автоматически с помощью задания диспетчера задач;
  • Добавлена настройка, отключающая автоматическое сохранение в файл Reestr.INI и чтение из этого файла колонок журналов главного реестра;
  • Добавлена сортировка выпадающего списка исполнителей в карточке движения документа в архиве;
  • Исправлена ошибка в фильтре документов в поле ПОДГОТОВИЛ;
  • Внесены изменения в подсистему " Библиотека импорта-экспорта информации" (версии 1.01) для системы АИСС КУПР МФЦ:

    • Добавлена возможность формирования реестров отправки из ДИЗО в МФЦ в зависимости от оператора, осуществившего установку статуса "Исполнено" или аналогичного, при этом реестр формируется от отдела, сотрудником которого оператор является; в случае, если реестр сформирован администратором системы, реестр формируется от отдела, указанного в регламенте исполнения услуги в качестве отдела-исполнителя;

    • Развитие механизмов выгрузки данных в части перехода к использованию хранимых процедур вместо прямых запросов на выборку данных;

    • Проведена корректировка блока хранимых процедур, отвечающих за формирование реестров отправки с целью исключить возможность дублирования заявок в реестрах в том случае, если в конструкторе регламентов по услуге было назначено несколько исполнителей и кураторов;

    • Развитие механизмов выгрузки данных в части выделения ряда представлений и хранимых процедур, обеспечивающих определение информации по маршрутам движения заявок, формированию реестров и т.п;

    • Добавлена возможность отосланных сортировки реестров отправки;


  • Внесены изменения в подсистему "Библиотека конструктор регламентов " (версии 1.02) для систем АИСС КУПР и АИСС КУПР МФЦ:

    • Добавлена настройка, обеспечивающая привязку к группе статусов, отвечающей за отказы;

    • Добавлена возможность внесения в справочник документов конструктора регламентов дополнительной информации «Источники получения документа» (наименования организаций, предоставляющих документ, их местонахождение, телефоны) для каждого вида документов;

    • Добавлена возможность разбивки списка предоставляемых заявителем документов по регламенту оказания любой услуги на обязательные документы и необязательные;

    • Добавлена возможность ведения регламента оказания услуг с двумя и более последовательными исполнителями;

    • Добавлена возможность указания в качестве исполнителей структуры, не являющиеся подразделениями ДИЗО;

    • Добавлена возможность формирования реестров отправки по сложным услугам с учетом порядка исполнения, независимо от принадлежности исполнителя к подразделениям ДИЗО.


Версия 1.16

  • Реализован механизм слияния организаций в справочнике «Инстанций».
  • Реализована функция выгрузки справочников в файл MS Excel, XML, TXT.
  • Реализована функция перечитки справочников кнопкой «Обновить».
  • Расширен фильтр в справочнике инстанций «Инстанции»: добавлены поля для установки условий поиска «Должник», «Статус инстанции», «Тип инстанции», «Индекс подразделения».
  • Реализован механизм оповещения пользователя о повторном открытии регистрационно-контрольной карточки.
  • Реализована возможность установки реестра в произвольном порядке и произвольной ширины с сохранением настроек на рабочем месте пользователя.
  • В универсальной форме справочников для линейных справочников реализована возможность выбора необходимых полей с сохранением настроек на рабочем месте пользователя.

0.1.0.90

  • Копирование информации из любой регистрационной карточки в новую РК.
  • Автоматическая подфильтровка элементов справочника «Инстанции» для ввода в поля оконных форм по множественному критерию «Статусы представителя».
Вопрос:

Исполнение каких типов документов можно отслеживать в системе?

Ответ:

Практически любых, например: корреспонденции, постановлений, распоряжений, договоров, услуг по технологии «одного окна», визирование проектов (постановлений, распоряжений, договоров). Документов входящих, исходящих (внутренних).


Вопрос:

Как организовано исполнение документов в системе?

Ответ:

На каждый документ заводится регистрационная карточка (РК). Их несколько видов, близких по формату. В каждую РК можно внести от имени «авторов» произвольное количество поручений (заданий) по исполнению документа, каждое из которых расписывается на произвольное количество исполнителей. Каждый исполнитель в качестве автора может внести произвольное количество подчиненных поручений (заданий) подчиненным исполнителям с указанием планового срока, перенесенного по определенной причине срока, фактического срока и возможностью внесения структурированной информации о результатах исполнения.


Вопрос:

Какие средства контроля исполнения имеются в системе?

Ответ:

Отчетные формы и запросы позволяют в любой момент отобразить состояние исполнения вышеуказанных заданий (поручений) по документам и документов в целом в различных разрезах: по исполненным в срок и с нарушением срока, неисполненным в рассматриваемом периоде, с просроченным сроком. Кроме этого имеется цветовая идентификация документов для различных этапов их исполнения. Имеются и другие средства контроля, с возможностью индивидуальной «заточенности» под заказчика по его заявке.


Вопрос:

Имеется ли возможность ограничить доступ к определенной информации?

Ответ:

Обеспечена возможность, как для группы, так и индивидуально для каждого пользователя настройки более 10000 прав и разрешений с возможностью дальнейшего расширения:

  • На просмотр (редактирование) журналов.
  • На просмотр (редактирования) регистрационных карточек документов с определенным статусом
  • На редактирование отдельных (групп) полей
  • На проведение отдельных операций с объектами учета
  • Ограничение прав на работу с НСИ
Права на настройки системы и др.

Вопрос:

Как нам выходить из положения при возникновении коллизий и аварийных ситуаций?

Ответ:

Предполагается, что в штате Вашей организации имеется сотрудник с хотя бы минимумом опыта работы с АС, технолог системы. Технолог, как и другие пользователи, будет обучен работе в АИСС КУПР. Кроме того имеется много форм договорного сотрудничества с НПЦ Космос-2 на сопровождение системы в оперативном режиме.

Наш адрес:

г. Ростов-на-Дону, пр. Буденновский, 35, офис 7

e-mail: info@cosmos2.ru, тел.: 8 (863) 221-63-07, 221-63-08


ОтделКонтакты
Отдел маркетинга и продаж 8 (863) 240-82-17
Отдел разработки, внедрения и сопровождения проектов (Имущественно-земельный комплекс)8 (863) 240-65-03
Отдел разработки, внедрения и сопровождения ПО (Экспертиза, Росреестр) 8 (863) 272-67-91
Отдел внедрения и сопровождения ПО (Электронный документооборот)8 (863) 240-95-00
Отдел внедрения и сопровождения проектов (Автоматизация внешнеэкономической деятельности и логистики ЖД перевозок)

8 (863) 272-66-93

Отдел договоров, финансов и бухгалтерского учета8 (863) 272-66-24
Отдел технического обеспечения (Ремонт ПК и офисной техники, проектирование и монтаж ЛВС, монтаж и сдача электронной очереди) 8 (863) 221-91-77
Отдел технической поддержки проектов 8 (863) 272-67-91

1

Администрация города Крымска

2

Управление образования города Батайска

Система Orphus
Наверх
ООО «СТМ» (г. Санкт-Петебург) ООО «ЭОС» (г. Москва) «Дамаск» (г. Екатеринбург) Касперский КриптоПро Embarcadero Dr.WEB