АИСС КУПР для малых предприятий

Автоматизированная  информационно-справочная  система контроля и управления

Предназначена обеспечить организацию  своевременного контроля поручений руководителя, документально закрепленных за исполнителями в  муниципальных образованиях и малых организациях

АИСС КУПР – удобный для руководителя и его подчиненных инструмент, оказывающий ему содействие в принятии своевременного, качественного, действенного решения, позволяющий объективно оценивать деятельность своих подразделений, осуществлять предупредительный контроль, получать сравнительный анализ в различных разрезах о деятельности организации и подразделений, создавать действенные механизмы контроля, мотивации, благоприятно влияющие на деловой климат в организации.

АИСС КУПР может успешно функционировать в организациях с различной специализацией, количеством документов и рабочих мест.

Внедрение системы позволяет:

• Обеспечить регистрацию в электронных журналах входящих,  исходящих и внутренних документов с автоматическим присвоением номера согласно принятого у Заказчика порядка.
• Обеспечить ведение картотеки всех документов, хранение в базе данных электронных образов документов и их приложений.
• Вести произвольное число журналов регистрации документов.
• Осуществлять быстрый поиск  в базе данных любых документов с возможностью их распечатки, применяя систему запросов
• Регистрировать поручения руководителя с указанием исполнителя.
• Автоматически отслеживать состояние исполнения документов с интерпретацией этого состояния в цветовом изображении их в реестре документов следующим образом:

- выполненные документы маркируются зеленым цветом;

- документы, срок исполнения которых прошел, маркируются красным цветом;

- документы, срок исполнения которых наступает в течение  «К» дней от текущей даты, маркируются желтым цветом;

- документы, срок исполнения которых больше  «К» дней от текущей даты маркируются белым цветом;

-  документы, в регистрационных карточках которых были внесены исполнителем изменения, маркируются синим цветом.

• Осуществлять контроль за исполнением поручений.
• Повысить эффективность исполнительской дисциплины в организации.
  
• Обеспечить оперативное получение информации о ходе выполнения поручений  руководителя по любой комбинации уровней контроля: типу документа, куратору, подразделению, исполнителю, соисполнителю с произвольной глубиной вложенности и другим уровням  контроля  по потребности Заказчика.
• Обеспечить оперативность получения различных отчетов типа: «Предупредительный контроль», «Перечень просроченных документов», «Анализ исполнительской дисциплины», «Статистический анализ» и другие.
• Обеспечить надёжную защиту информации, используя для этого доступ, защищенный паролем, в соответствии с должностными обязанностями пользователя и за счет разграничения полномочий для пользователей системы.
• Настраивать систему под  требования и особенности обработки документов у Заказчика.

Особенностями  системы являются:

• Простота и наглядность эксплуатации системы, не требующей от пользователя специальных знаний.
• Отсутствие существенных ограничений на объем базы данных.
• Широкие возможности  ее развития с учетом простоты архитектуры и технологии построения.

АИСС КУПР

Автоматизированная  информационно-справочная  система контроля  и  управления

Предназначена обеспечить организацию  качественного управления на основе своевременного контроля и анализа состояния работ, документально закрепленных за исполнителями.

АИСС КУПР – удобный для руководителя и его подчиненных инструмент, быстро, своевременно и достоверно информирующий руководителя и оказывающий ему содействие в принятии своевременного, качественного, действенного решения, позволяющий объективно оценивать деятельность своих подразделений, дающий возможность пользователям системы в автоматизированном реальном режиме времени проводить мониторинг состояния исполнения документов, осуществлять предупредительный контроль, получать сравнительный анализ в различных разрезах о деятельности организации и подразделений, создавать действенные механизмы контроля, мотивации, благоприятно влияющие на деловой климат в организации.

АИСС КУПР может успешно функционировать в организациях с различной специализацией, количеством документов и рабочих мест.

Внедрение системы позволяет:

• Организовать электронный  документооборот.
• Всем пользователям системы работать в рамках единой базы данных
• Повысить уровень организации управления за счет своевременного контроля использования и анализа работы организации и его подразделений.
• Автоматизировать весь процесс отслеживания исполнения работ в прописанных документах
• Обеспечить ведение картотеки всех поступающих, исходящих и внутренних документов, хранение в базе данных электронных образов документов и их приложений
• Назначать произвольное количество исполнителей по каждому документу, среди которых один ответственный, функция которого, кроме прочего, организовать исполнение в срок.

• Обеспечить контроль исполнения любого документа, включая предупредительный контроль, через средства цветовой индикации и запросы.

• Обеспечить контроль исполнительской дисциплины как участников системы, так и подразделений
• Быстрый поиск  в базе данных любых документов с возможностью их распечатки, применяя мощную систему запросов.
• Обеспечить надёжную защиту информации, используя для этого доступ, защищенный паролем, в соответствии с должностными обязанностями пользователя.
• Обеспечить высокую достоверность результатов работы пользователя, когда важнейшие действия пользователя документируются во времени и не доступны для корректировки ( кроме администратора системы)
• Повысить эффективность исполнительской дисциплины подразделений в целом и каждого ответственного за своевременное исполнение документов, стоящих на контроле.

• Обеспечить оперативность подготовки различных отчетов типа: «Предупредительный контроль», «Перечень просроченных документов», «Анализ исполнительской дисциплины», «Статистический анализ» и другие.

АИСС КУПР имеет стандартный программный блок, который с незначительными доработками  может быть внедрен  в любой организации, где объем работы с документами достаточно велик.

В тех случаях, когда работа с некоторыми документами имеет свою специфику, разрабатываются отдельные приложения, учитывающие эту специфику, но без нарушения общего принципа работы в АИСС КУПР.

АИСС КУПР позволяет осуществлять настройку системы на множестве автоматизированных рабочих мест (АРМ) в соответствии с функциональными обязанностями пользователей:

• по ведению делопроизводства,
• по контролю,
• по исполнению,
• по управлению подразделением,
• по управлению организацией.

АРМы  объединены в единую сеть  и используют информацию из общей базы данных.

Функционирование системы

Объектами учета в АИСС КУПР являются любые документы:  входящие, исходящие и внутренние, проклассифицированные по типам в соответствии с  потребностями Заказчика.

На каждый документ в системе заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК) и  «прикрепляется» электронный аналог документа с приложениями. Регистрационно-контрольная карточка включает следующие разделы:

1. Адресат в составе реквизитов:

• номер документа,
• дата документа,
• наименование адресата,
• адрес,
• ФИО и телефон для  связи.

2. Параметры документа в составе реквизитов:

• входящий, исходящий,
• контрольный,
• особый контроль,
• с возобновляемым контролем (недельным, месячным, квартальным, полугодовым, годовым),
• повторный,
• признак ДСП,
• количество листов в документе,
• номер дела, в которое документ включен.     

3. Регистрационные данные документа:

• номер и дата регистрации,
• тип документа,
• содержание документа,       
• тип содержания.

4. Исполнение в составе реквизитов:

• резолюция руководителя,
• куратор,   
• основной исполнитель,
• список лиц для рассылки копий документа,
• срок исполнения,  
• фактически исполнено,
• исходящий номер и дата ответного документа.

С каждым документом может работать несколько исполнителей. На каждого из них в системе заводится контрольная карточка (КК).  Перед каждым исполнителем вышестоящий исполнитель ставит задачу и сроки ее выполнения.  Основной исполнитель отвечает за исполнение документа в срок и подготовку ответного документа, если в этом имеется необходимость. Результат исполнения в кратком виде фиксируется в КК и классифицируется в соответствии с принятой у Заказчика формой.  Каждый руководитель организации или ее подразделения может оперативно проанализировать степень выполнения работы, порученной ему, и той, которую он перепоручил своим подчиненным, и своевременно принять соответствующие меры.

Основными  особенностями  системы являются:

• Настройка системы под  требования и особенности обработки документов у заказчика.
• Возможность работать в единой информационной среде всем пользователям данной системы за счет единой классификации, принципов построения системы и возможности обмена информацией между организациями и (или) их подразделениями по электронной почте.
• Защищенность системы от несанкционированного доступа за счет разграничения полномочий для пользователей системы.
• Возможность оперативного получения информации о ходе выполнения работ, прописанной в документах, учитываемых в системе по любой комбинации уровней контроля: типу документа, куратору, подразделению, исполнителю, соисполнителю с произвольной глубиной вложенности и другим уровням  контроля  по потребности Заказчика.
• Простота и наглядность эксплуатации системы, не требующей от пользователя специальных знаний.
• Отсутствие существенных ограничений на объем базы данных.
• Широкие возможности  ее развития с учетом простоты архитектуры и технологии построения.
• Возможность вести произвольное число журналов регистрации документов с автоматической генерацией регистрационного номера, согласно принятого у Заказчика порядка.
• Рассылка пользователям по электронной почте РКК с электронным образом документа или без него.
• Автоматическое отслеживание системой состояния исполнения документов с интерпретацией этого состояния в цветовом изображении их в реестре документов следующим образом:
  • документы, срок исполнения которых прошел, маркируются красным цветом;
  • документы, срок исполнения которых наступает в течение  «К» дней от текущей даты,         маркируются желтым цветом;
  • выполненные документы маркируются зеленым цветом;
  • документы, срок исполнения которых больше  «К» дней от текущей даты маркируются белым цветом;
  • документы, в РКК которых были внесены исполнителем изменения, маркируются синим цветом.

=====

Технические требования

Для эксплуатации системы используется персональный компьютер со следующими характеристиками.

Компьютер сервера:

• процессор Intel Pentium Core (Dual Core, Core2Duo и выше), 2 ГГЦ;
• оперативная память – от 1 ГБ (при больших объемах данных от 3 Гб и выше);
• жесткий диск – от 4 ГБ свободного места на диске;
• операционная система – семейство Windows (XP и выше. При больших объемах данных    рекомендуются серверные операционные системы).

          Обязательным условием для работы АИСС КУПР является наличие на ПК сервера СУБД  MS SQL 2008. Можно использовать бесплатную версию MS SQL 2008 EXPRESS, при этом необходимо иметь в виду, что размер базы данных будет не выше 10 GB, после чего СУБД не даёт возможности наращивать данные в БД. Таким образом, для организаций, имеющих достаточно большой документооборот, необходимо приобретать лицензионный MS SQL 2008

Компьютер клиентского места:

• процессор Intel Pentium Core 1.5 Гц и выше;
• оперативная память – от 512 МБ (зависит от выбранной ОС);
• жесткий диск – от 100 MB свободного места на диске;
• операционная система – семейство Windows (XP и выше);

Локальная сеть

100 Мбит. Возможна организация связи клиентских мест с сервером посредством выделенных линий.